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たましろ としき
株式会社デジタルフォワード技術支援部部長。情報系の大学でPCアーキテクチャ・Linuxサーバー運用・プログラミング等の多様な技術を習得。卒業後はオフィス系ソフトウェアの顧客サポートや社内ITサポート業務を担当。その後はネットワークエンジニアに転身し、Ciscoスイッチ・ファイアウォールの運用・ネットワークトラブル対応などに従事。その傍ら、自動化による業務効率化・ミス抑止などに取り組み、チーム全体の業務実績向上に取り組んだ。
こんにちは。株式会社デジタルフォワードの玉城です。
「契約書に押印してもらうためだけに出向くのが面倒…」
「締結済みの契約書がどこか分からない…」
「毎月の印紙代がバカにならない…」
中小企業の皆さん、日々の契約業務でこんな悩みを抱えていませんか？
営業担当は契約のために移動し、管理部門は膨大な紙の契約書を管理・保管。
非効率だと分かっていても諦めているかもしれません。
でも、ご安心ください！
「電子契約」というサービスを導入することで、この紙の契約書にまつわる
非効率な業務が劇的に改善されます。
今回は、複数のクライアント様の課題や成功体験から着想を得た、
サービス業B社のモデル事例をもとに、その変化のリアルをお伝えします。
この記事で分かること
1. 「印紙代、もったいない…」紙の契約書管理が抱えるリアルな課題
紙の契約書管理には、以下の課題がよく聞かれます。
課題1：契約締結までの時間と手間、そしてコスト
契約書を郵送し、返送されるまで時間がかかり、
ビジネスチャンスを逃す可能性があります。
郵送費や印紙代だけでなく、印刷・製本にかかる人件費や時間も膨大です。
課題2：管理・保管の手間とスペース
物理的な保管場所が必要となり、オフィススペースを圧迫します。
必要な契約書をすぐに見つけ出せず、業務効率が低下。
災害時や紛失のリスクも伴います。
課題3：業務の「属人化」と引き継ぎの負担
契約書の管理方法が担当者任せになり、担当者が変わると誰も分からない状況に。
業務が滞り、引き継ぎに多くの時間と手間がかかります。
このアナログな管理は、見えないところで会社の生産性を下げています。
2. 電子契約導入で業務がどう変わる？劇的な変化のモデル事例
今回は、複数のクライアント様の課題や成功体験から着想を得た、
サービス業B社のモデル事例をご紹介します。
B社では毎月数十件の契約書を紙で発行・管理し、
多くの時間とコストを費やしていました。
デジタルフォワードが伴走し、
電子契約サービスを導入した結果、以下の劇的な変化が見られました。
契約締結スピードの劇的向上:
顧客への契約書送付から締結完了まで、最短で数分で完了。
お客様もPCやスマホから簡単に確認・署名できるようになりました。
印鑑をもらいに行くための移動時間や郵送費がゼロになり、
ビジネスチャンスを逃さなくなりました。
印紙税コストの大幅削減:
電子契約は印紙税が不要なため、毎月発生していた印紙代がゼロに。
年間で数十万円のコスト削減になったケースもあります。
契約書管理の効率化と検索性の向上:
全ての契約書データがクラウド上に一元管理され、
キーワード検索で必要な契約書を瞬時に見つけ出せるように。
オフィスもスッキリしました。
コンプライアンス強化とセキュリティ向上:
電子署名やタイムスタンプにより、契約の非改ざん性が担保され、
アクセス権限管理も可能になり、セキュリティが向上しました。
B社（モデル事例）では、電子契約導入後、
契約締結にかかる時間とコストが大幅に削減され、
その分を本来の顧客サービスや営業活動に充てられるようになりました。
3. 電子契約ツールの選び方と活用事例
劇的な変化を実現するためには、どんな電子契約ツールを選び、どう活用すれば良いのでしょうか？
選ぶ際のポイント
法的有効性とセキュリティ:
電子署名法に準拠しているか、
タイムスタンプ、データの暗号化、アクセス管理が
しっかりしているかを確認しましょう。
使いやすさ:
顧客側も自社の社員も、直感的に操作できるか。
無料トライアルで試しましょう。
料金体系:
契約書の件数やユーザー数に応じた課金が一般的。
費用対効果を見極めましょう。
他ツールとの連携性:
既存の顧客管理システムや会計ソフトなどと連携できると、さらに効率が上がります。
電子契約の代表的なツール（例）
クラウドサイン: 日本国内での導入実績が豊富で使いやすい。
GMOサイン: セキュリティと信頼性が高く、電子印鑑にも対応。
DocuSign（ドキュサイン）: 世界中で広く利用され、多言語対応やシステム連携に強み。
まずは、無料トライアルや無料プランがあるツールで試すことをおすすめします。
まとめ：電子契約で「スマートな契約業務」を実現しよう！
電子契約は、単なる紙の置き換えではありません。
契約締結スピードの向上
コスト削減（印紙税など）
管理効率化と検索性向上
コンプライアンス強化とセキュリティ向上
これらを実現し、会社の生産性を高め、営業活動をスムーズにするための強力な手段です。
「電子契約って本当に安全なの？」「うちの会社でも導入できるかな？」「どのツールがいいか分からない」
そんなお悩みがあれば、ぜひ私たち株式会社デジタルフォワードにご相談ください。
沖縄を拠点に、中小企業の皆様の現場に寄り添い、
最適な電子契約ツールの選定から導入、定着まで
「伴走型」で徹底的にサポートさせていただきます。
電子契約で「スマートな契約業務」を実現し、
御社のビジネスを次のステージへと進めていきませんか？
