Writer
やまうち しょうご
株式会社デジタルフォワード代表取締役／DXコンサルタント。旅行代理店からIT業界へ転身。Booking.com（外資IT）、アクセンチュア（外資コンサル）、CYDAS（日系IT）、フリーランスPMでの実務経験を経て株式会社デジタルフォワードを設立。業務改善・ツール導入・自動化支援を展開。伴走型コンサルとして中小企業を支援。英日バイリンガルでの対応も可能で、研修講師や戦略立案支援も行う。沖縄県在住。
こんにちは。株式会社デジタルフォワードの山内です。
以前の記事『脱・紙文化！中小企業向けワークフローシステム導入の第一歩』では、紙ベースの申請・承認業務から脱却し、ワークフローシステムを導入することのメリットについて、総論的にお話ししました。
「よし、ワークフローシステムを導入して、紙文化から卒業するぞ！」と意気込んでも、次に立ちはだかるのが「どのツールを選べばいいの？」という壁ではないでしょうか。世の中には様々なワークフローシステムがあり、それぞれに特徴が異なります。自社に合わないツールを選んでしまうと、結局使われずに終わってしまう…という失敗は避けたいですよね。
この記事では、中小企業向けの主要なワークフローシステムを3つピックアップし、それぞれの特徴やメリット・デメリットを、現場の利用イメージを交えながら徹底比較します。これを読めば、あなたの会社に最適なツールが見つかるはずです。
この記事で分かること
1. 中小企業向けワークフローシステムを比較する3つのポイント
ワークフローシステムを選ぶ際は、以下の3つのポイントを比較検討することをおすすめします。
ポイント1：機能のシンプルさと使いやすさ
比較の視点:
申請者も承認者も、誰でも直感的に操作できるか？
必要な機能（申請フォーム作成、承認ルート設定など）がシンプルにまとまっているか？
なぜ重要か:
複雑なツールは、導入しても社員が使いこなせず、結局定着しません。特にITリテラシーが中〜低めの社員が多い場合は、シンプルさが何よりも大切です。
ポイント2：既存ツールとの連携性と拡張性
比較の視点:
既に使っている会計ソフトやチャットツール、人事システムなどと連携できるか？
将来的に業務が増えた際に、機能を追加できる拡張性があるか？
なぜ重要か:
既存ツールとの連携がスムーズだと、データの二重入力をなくし、業務全体の効率がさらに向上します。
ポイント3：料金体系とサポート体制
比較の視点:
無料プランやトライアル期間があるか？
ユーザー数や機能に応じた料金体系は、自社の規模に合っているか？
導入後のサポート体制は充実しているか？
なぜ重要か:
中小企業にとってコストは重要です。安価で始められるか、そして導入後に困った時に相談できる窓口があるかを確認しましょう。
2. 中小企業向け主要ワークフローシステム徹底比較（代表例）
ここでは、中小企業でよく導入されている3つのワークフローシステムを、上記の比較ポイントに沿って解説します。
ジョブカンワークフロー：シンプルさと低コストで始めたい企業へ
特徴:
非常にシンプルな機能に絞り込まれており、直感的な操作が可能です。
無料プランでも基本的な申請・承認業務は十分にこなせます。
テンプレートが豊富で、すぐに使い始められる。
メリット:
導入のハードルが非常に低いため、「まずはワークフローシステムを体験してみたい」という企業に最適です。
ITに不慣れな社員でもすぐに使いこなせるため、定着しやすい。
こんな会社におすすめ:
初めてワークフローシステムを導入する企業、とにかく安価でシンプルに始めたい企業。
kintone（キントーン）：多機能で柔軟にカスタマイズしたい企業へ
特徴:
コーディングなしで、自社の業務フローに合わせて申請フォームや承認ルートを自由に設計・カスタマイズできる点が最大の強みです。
他の業務アプリ（顧客管理、売上管理など）も作成・連携でき、業務全体のデジタル化を進められます。
メリット:
社内の独自の申請ルールや複雑なフローに柔軟に対応できます。
会社の成長に合わせて、ワークフロー以外の機能も追加できる拡張性があります。
こんな会社におすすめ:
自社の業務フローに完璧に合わせたシステムを構築したい企業、内製化を進めたい企業。
サイボウズ Office：グループウェアと連携して使いたい企業へ
特徴:
グループウェア（掲示板、スケジュール、Webメールなど）の一部としてワークフロー機能が備わっている点が特徴です。
すでにサイボウズ Officeを使っている企業にとっては、追加コストなしでワークフローを導入できるケースもあります。
メリット:
情報共有やスケジュール管理とワークフローを一体化して管理できます。
慣れ親しんだグループウェアの操作感で、スムーズに導入しやすい。
こんな会社におすすめ:
グループウェアの導入も検討している企業、社内での情報共有と申請業務を一つのツールにまとめたい企業。
まとめ：自社の「目的」と「文化」に合ったツールを選ぼう
今回は、中小企業向けの主要なワークフローシステムを比較し、それぞれの特徴と選び方のポイントを解説しました。
ワークフローシステムは、単なる「脱・紙」のツールではありません。
業務のスピードアップと見える化
コスト削減とコンプライアンス強化
社員の負担軽減と生産性向上
これらを実現し、会社の生産性を高めるための強力な手段です。
どのツールが最適かは、「自社の業務の複雑性」「社員のITリテラシー」「将来の拡張性」といった要素を総合的に判断することが大切です。
もし、ワークフローシステムの導入を検討しているけど、どのツールが自社に合うか分からないとお悩みなら、ぜひ私たち株式会社デジタルフォワードにご相談ください。
お客様に寄り添い、最適なツールの選定から導入、そして定着まで伴走させていただきます。
