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やまうち しょうご
株式会社デジタルフォワード代表取締役／DXコンサルタント。旅行代理店からIT業界へ転身。Booking.com（外資IT）、アクセンチュア（外資コンサル）、CYDAS（日系IT）、フリーランスPMでの実務経験を経て株式会社デジタルフォワードを設立。業務改善・ツール導入・自動化支援を展開。伴走型コンサルとして中小企業を支援。英日バイリンガルでの対応も可能で、研修講師や戦略立案支援も行う。沖縄県在住。
こんにちは。株式会社デジタルフォワードの山内です。
「時間泥棒」シリーズ第2回。 今回の容疑者は、あなたの会社のスケジュール帳を埋め尽くしている「会議」です。
以前のブログ記事（「とりあえず会議」を撲滅せよ！チャットとツールで実現する、スマートな情報共有術）では、チャットツールを使った「情報共有のやり方」についてお話ししました。
「ツールは入れたけど、結局会議が減らない…」
そんな悩みをお持ちの経営者様へ。
今回は、ツールの話ではなく、もっとシビアな「お金（コスト）」の話をします。
その定例会議、いくらかかっているか計算したことはありますか？
今日は、経営者が直視すべき「会議の値段」と、今すぐやめるべき「貧乏会議」の特徴についてお話しします。
この記事で分かること
1. 会議のレシートが見えますか？
例えば、部長（時給4,000円）、課長（3,000円）、社員3名（2,000円×3）の計5人で、1時間の定例会議をしたとします。
4,000 + 3,000 + 6,000 = 13,000円。
これが、この会議の「原価」です。
もし、この会議が「何も決まらず、ただの報告で終わった」としたらどうでしょう。
会社は13,000円をドブに捨てたのと同じです。
さらに、その1時間は全員の作業が止まっています（機会損失）。
「とりあえず集まろう」
というのは、「とりあえず会社の金庫から1万円抜いて燃やそう」
と言っているのと同じくらい、経営的には罪深いことなのです。
2. 一番の無駄は「報告会」
では、どんな会議を削るべきか。
真っ先にやめるべきは、「情報の共有（報告）」だけを目的にした会議です。
「A現場、今週はここまで進みました」
「B案件、見積もり提出しました」
「へー、了解。次はCさんどうぞ」
この時間、CさんはAさんの話を聞いているだけで、何も付加価値を生んでいません。
「報告」は、過去の話です。
過去の話を聞くために、貴重な全員の時間を拘束する必要はありません。
会議室に集まる（またはZoomを繋ぐ）のは、「未来の話（意思決定・相談）」をする時だけに限定すべきです。
3. 「読んでおいて」で済ませる勇気
「報告会」をなくすために必要なのは、ツール以前に「勇気」です。
「顔を合わせないと不安」という感情を捨てる勇気です。
事前にチャットで報告：
「今週の進捗は以下の通りです（詳細は添付ファイル参照）」
と、会議の前日までに流しておく。
スタンプで確認：
リーダーや他のメンバーは、空き時間にそれを読んで「了解（スタンプ）」を押す。
会議は「相談」だけ：
どうしても集まる必要があるなら、「A現場でトラブルがあり、判断に困っています。知恵を貸してください」という相談事項がある時だけ開催する。
これだけで、会議の時間は半分以下になります。
「えっ、今週の定例会、集まらなくていいの？」
と社員が喜び、その分、本来の業務（営業や現場管理）が進むようになります。
まとめ：会議のダイエットを始めよう
「会議が多い会社」は、実は「コミュニケーション不足の会社」の裏返しです。
普段からテキストでの情報共有ができていないから、わざわざ時間を取らないと不安になるのです。
「報告はチャット、決断は会議」
このルールを徹底するだけで、会社のスリム化（コスト削減）は劇的に進みます。
「まずはどの会議から削ればいい？」
「チャットで報告させるためのテンプレートが欲しい」
そんなご相談も、お気軽にどうぞ。
あなたの会社の「時給」を、もっと有効なことに使いましょう。
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