Writer
やまうち しょうご
株式会社デジタルフォワード代表取締役／DXコンサルタント。旅行代理店からIT業界へ転身。Booking.com（外資IT）、アクセンチュア（外資コンサル）、CYDAS（日系IT）、フリーランスPMでの実務経験を経て株式会社デジタルフォワードを設立。業務改善・ツール導入・自動化支援を展開。伴走型コンサルとして中小企業を支援。英日バイリンガルでの対応も可能で、研修講師や戦略立案支援も行う。沖縄県在住。
こんにちは。株式会社デジタルフォワードの山内です。
今日は金曜日。一週間の現場写真や書類データを整理している方も多いと思います。
そこで質問です。 その大切なデータ、どこに保存していますか？
もし、 「自分のパソコンのデスクトップ」 「ポケットに入っているUSBメモリ」 と答えた方がいたら、この記事はあなたのためのものです。
実は、USBメモリには「寿命」があることをご存知でしょうか？
そして、パソコンのハードディスクはある日突然、何の前触れもなく壊れることをご存知でしょうか？
今日は、ウイルスよりも怖い「物理的なデータ消失」のリスクと、それを防ぐ唯一の方法についてお話しします。
この記事で分かること
1. USBメモリは「保管庫」ではなく「運搬用」
多くの現場監督さんが、現場写真や図面をUSBメモリに入れっぱなしにしています。
「これが俺の全財産（データ）だ」と言わんばかりに。
しかし、USBメモリは本来、データを一時的に移動させるための「運搬用」の道具であり、長期保存するための「保管庫」ではありません。
USBメモリに使われている「フラッシュメモリ」という部品は、書き込み回数に制限があり、また静電気にも弱いです。
ある日PCに挿したら、 「フォーマットしますか？（＝データが読めません）」 という恐怖のメッセージが出る。
これは本当によくある話です。
もし、そのUSBの中にしか来週提出する「完成図書」のデータが入っていなかったら…。
考えただけでゾッとしますよね。
2. パソコンの「デスクトップ」も安全ではない
「じゃあ、事務所のパソコンに入れておけば安心だ」 それも間違いです。
パソコンのハードディスク（HDD/SSD）も消耗品です。
また、建設会社の事務所は、人の出入りが多く、ホコリっぽかったり、振動があったりと、精密機械には過酷な環境です。
さらに、「盗難」や「火災」のリスクもあります。
もし事務所が火事になったら？
パソコンごと全ての過去データが燃えてしまいます。
これまでの施工実績、見積もり、顧客リスト。全てが灰になります。
3. クラウドなら、PCが壊れても「ノーダメージ」
そこで推奨するのが、「クラウドストレージ」への移行です。
Google Drive、Dropbox、Boxなどが有名ですね。
これは、インターネット上の巨大な金庫にデータを預けるようなものです。
【クラウドのメリット】
データが消えない：
PCが壊れても、USBを洗濯してしまっても、クラウド上のデータは無事です。
新しいPCを買ってきてログインすれば、すぐに元の環境に戻ります。
どこでも見られる：
「現場で急に図面が見たくなった」時、事務所に戻る必要はありません。
スマホからクラウドにアクセスすれば、その場で確認できます。
バックアップ不要：
クラウドに保存した時点で、自動的にバックアップが取られています。
「金曜の夜にHDDにコピーする」という作業はもう不要です。
まとめ：データは「会社」の資産。個人管理はやめよう
「俺のUSB」に入っているデータは、実は「会社の資産」です。
それが個人のポケットの中で、いつ壊れるか分からない状態で管理されているのは、経営リスクそのものです。
「クラウドって難しそう」「どれを選べばいいか分からない」
そう思うかもしれませんが、使い方は今までのフォルダ操作とほとんど変わりません。
まずは無料プランからでも構いません。
今週末、USBの中身をクラウドに移して、安心して週末を迎えませんか？
「BoxとDropbox、ウチにはどっちが合ってる？」
「データの移行を手伝ってほしい」
そんなご相談も、お気軽にどうぞ。
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